機密文書とは?

一般的に「一般書類」と「重要書類」の2種類があります。
重要書類の中でも厳重な管理が必要な情報がある書類を「機密書類」といいます。

・漏洩した場合に企業の安全や利益に損害を与える恐れのある文書。(極秘文書)
・社内で関係者のみが有する情報が記載された性質をもつ文書。(秘文書)
・社外に漏洩してしまう事で不利益を被る可能性のある文書。(社外秘文書)

ご依頼の多い機密文章

経営計画書、図面、製造技術情報、社員名簿、履歴書、顧客名簿、カルテ、
マイナンバー、システム情報(ID・パスワード)、契約書など。

例えば、個人情報や機密情報が漏洩した場合、取引先やお客様に損害を与えるだけではなく、自社のコンプライアンスの管理体制を問われる事にもなりかねず結果として企業としての信用を失い大きな損害を被ってしまう事になります。

機密文書の中には、継続的に社内保管が必要か簡単に判断出来ない文書もあります。
必要な情報として社内で保有しておく判断が曖昧になるほど書類が増えると管理が複雑になってしまい、取り扱いを誤り結果として情報漏洩に繋がってしまう恐れがあります。
また、情報漏洩に対するセキュリティ対策の面からも機密文書の廃棄は重要です。
書類が物理的に存在する限り、情報漏洩の危険性は常に存在します。
機密文書に限らず「無いと困るかもしれない」という安易な考えで必要もないのに保管して置く事は避け、廃棄を前提とした保管、管理が企業にとって何よりのリスクマネジメントとなります。

情報漏洩に関する損失への危機管理が高まっている現在において個人情報保護法の改正を受け機密文書の対象書類が増えてきました。
自社のオフィスや事務所・店舗などの機密文書を、シュレッダーにて処分するのには、手間と時間がかかり、シュレッダー紙の処理にコストもかかり機器のメンテナンスも行わなければなりません。大量の書類を破棄したい時など、効率、人件費の面から考えても非常に非効率であり、なおかつ情報漏洩への意識を全社員が等しく持てるかは難しい所でもあります。

DSPでは手間なく安全に破棄、処分を希望するお客様にしっかりと対応すべく、ご依頼頂いた箱ごと、シュレッダーや溶解処理を行い、溶解証明書の発行も行います。

完全に処分されるまでは、廃棄物を排出した依頼主である事業者様に責任があります。
機密文書・機密書類はコストの安さのみで選ばず、安全性を重視して選び、最後まで責任をもって取り扱う会社に任せましょう。


機密文書・機密書類の処理方法

シュレッダー車両処理

業務用の大型シュレッダーが積まれた専用車で御社にお伺いして、目の前で箱ごと裁断します。
処理後は溶解工場に運搬し、溶解処理を行います。

溶解処理

封をした機密文書の入った箱を回収し、溶解工場にて未開封のまま箱ごと機密書類を溶解処理します。
処理現場にお立ち会い頂く事も可能です。
機密書類が人の目に触れる事がないので情報漏洩の心配はありません。
安全、かつ環境にやさしい機密文書・機密書類の処理方法です。製紙工場にて開封すること無く、箱ごと溶解炉にて紙を溶かします。最終的に溶かした紙は100%リサイクルされるので、とてもエコロジーです。機密文書溶解処理後に「溶解証明書」もしくは「リサイクル証明書」を発行しますので、「環境保護に貢献する企業」として御社のCSR活動の証明にも役立てられます。
機密文書・機密書類の処理はDSPへお任せください。

機密書類再生処理の流れ

処理工場正門

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処理工場正門

機密専用処理施設 外観

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機密専用処理施設 外観

セキュリティー付ドア開錠中

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セキュリティー付ドア開錠中

2階立合室 外観

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2階立合室 外観

2階立会室 内部

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2階立会室 内部

溶解投入中

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溶解投入中

ダンボール未開封のバルバー投入・溶解

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ダンボール未開封の
バルバー投入・溶解

出庫シャッター

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出庫シャッター

処理工場にて溶解証明書発行

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処理工場にて
溶解証明書発行


機密書類回収処理フロー

ダンボール回収処理フロー